DerpFest'17: Good bye. Отчет главного организатора.

Всему рано или поздно приходит конец.


Давным давно, в далеком и холодном ноябре 2015-го года, состоялся первый фестиваль «DerpFest» созданный выжившими остатками организаторов РБК15.
Он в некотором роде привлек новых организаторов, и вдохновил делать мероприятие дальше. #РБКЖиви

DerpFest всегда для меня являлся экспериментальной площадкой, на которой пытались придумать постоянно абсолютно новый и свежий концепт, хотя всегда приходится сдерживаться в рамках привычного. На этот раз мы пытались создать комфортное времяпровождение для иностранных и наших посетителей, оценить заинтересованность иностранной публики в российских мероприятиях, ввести бейджи общительности, отказаться от привычного расписания «конвентов сурка», и многое другое, но первый блин был комом.

Мы закрываем проект «DerpFest» по многим причинам. Одной из главных является то, что он мало кому из наших посетителей был интересен, да и изначально мы планировали сделать ДФ своего рода финальным аккордом, в течении более чем года работая по новым для нас направлениям, которые, как нам тогда казалось, смогут поднять планку качества на новый не имевший аналогов ранее в России уровень.

Теперь о самом мероприятии, прошедшем 4-го и 5-го ноября.

Проблемы:
Гости:Изначально программа мероприятия была совсем другой. Весной мы работали над приглашением Табиты, в течении 3-х месяцев велись переговоры и все свелось к тому, что в ноябре у нее контракт и она не сможет приехать. Цена вопроса ее посещения нашего мероприятия составлял 800.000 рублей. Тогда я еще думал что мы сможем потянуть такую сумму, и еще заплатить за аренду.

После этого был вариант с M.A. Larson, но в аккурат подоспели свежие санкции и отмена выдачи виз в месте, где он проживает. Оплачивать поездки по Штатам мы уже не могли себе позволить.

Думаем кого же вытащить дальше… EileMonty! Это уже был август и по продажам билетов уже было понятно что мы можем потянуть ее, если только продадим почку =3 Но все равно работали над ее приглашением, и в итоге когда осталось 3 недели до конвента, это было бессмысленно.

Увы. Известных гостей вытащить не удалось. Я все еще был категорически против скайпа и хотел всех в живую.

Но в любом случае, с целью которую я себе изначально ставил — «Иностранные гости в живую» — я выполнил. Книгопечатники из Америки, аниматор из Чехии, Диджей из Швейцарии. Эти гости уже были рассчитаны на узкую аудиторию. Задача состояла не только притащить их на панель, но и показать, что в России тоже есть мероприятия, и тут медведи на улицах не ходят. Дать толчок, чтобы на мероприятия приезжали не только наши, но и зарбуежные посетители.


Организация и бюджет:Организаторов было мало. Некоторые выполняли сразу несколько задач одновременно. Я лично взял на себя не только пост глав.орга, но и мастер-классы с шоу-талантами, поддержка сайта и его создание (от дизайна до кодинга), создание спонсорского стаффа (планирование и расчет того, что должно входить в спонсорские билеты), занимался созданием программы и расчет требуемого времени, списками персонала для регистрации, рекламой и еще кучей всякой фигни.

Были очень молодые организаторы, для которых это был первый конвент.

У некоторых не было понимания дедлайнов.

Билеты не покупали. Бюджет не собран. Весь спонсорский стафф закупался уже в последние недели. И был привезен в ночь перед мероприятием. Сборка пакетов происходила в суматохе на самом мероприятии.

Когда вы покупаете билеты в последний момент, все приходится делать в последний момент. 2-го ноября у нас все еще не было денег заплатить за клуб. Я уже думал какой пост писать о том что второго дня не будет. Или где почку по-быстрому загнать.


ОформлениеУ нас было, да и сейчас есть очень много художественного материала, который мы планировали использовать для создания декораций на самом фестивале. Но не хватило средств. Вот так все просто и прозаично. Для того чтобы что-то сделать нужны средства, а их у нас к моменту начала конвента было чуть более чем нифига и куча долгов. А забесплатно, к сожалению, декорации родиться не смогли.

Почему ДерпФест — не очень?Непривычное помещение где все было разбито на зоны по интересам. Сама программа мероприятия — узкоспециализированная, для определенных кругов. Часть программы, на которую мы делали упор, выпала из-за проблем с финансами/визами/etc. Типография которая делала Бейджи — ужасна. Но и заказ к ним прилетел на бейджи только 31-го октября и сделан был только 3-го ноября.
Наклейки статусов общительности — Размер был рассчитан не правильно. Из-за того что весь персонал летал по помещению, все те кто должен был помогать с фиолетовыми стикерами — были заняты.

Официальные гости — слишком дорогие и требовательные.

Я упертый баран не переносящий скайп =D

И еще многое другое… О чем было сказано в отчетах.


Но, в целом. Мне нечего писать. Свои ошибки я уже осознал и жаль что не могу вернуться за полгода до, и исправить их. Не строить грандиозные планы зная что денег не хватит.

Большое спасибо всему орг.составу который не спал ночами и трудился над мероприятием. Всему персоналу, художке и службе безопасности.
Спасибо посетителям и спонсорам. Без вас все бы вообще вылетело в трубу.
До новых встреч.